Korento ry > Yleinen tietosuojaseloste

Yleinen tietosuojaseloste

Tämä on Korento ry:n yleinen tietosuojaseloste. Jäsenyyteen ja vapaaehtoisuuteen liittyvien tietojen käsittelystä löydät tietoa erillisistä tietosuojaselosteistamme:

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Vapaaehtoisrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Gynekologinen potilasjärjestö Korento ry
Pinninkatu 51, 4. kerros
33100 TAMPERE

Y-tunnus 1969748-5

yhdistys(a)korento.fi
p. 0503724453

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Olga Haapa-aho

Tiedustelut sähköpostilla: yhdistys(a)korento.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Tietoja kerätään järjestön toiminnan sekä tilastoinnin toteuttamiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja seuraavissa yhteyksissä:

  • uutiskirjetilaukset
  • esitetilaukset
  • verkkokauppatilaukset ja lahjoitukset
  • muut tilaukset, kuten kokemustoimijapuheenvuorojen tilaukset
  • hakemukset työ- ja vapaaehtoistehtäviin
  • tapahtumiin, kyselyihin, kampanjoihin, arvontoihin, kilpailuihin ja muihin vastaaviin liittyvät tiedot
  • vertaistukitoiminnan toteuttamiseen liittyvät tiedot
  • yhteistyökumppanien tiedot
  • kululaskut
  • vetoomukset.

Tietoja käsitellään kunkin käyttötarkoituksen mukaisen tarpeen mukaan. Esimerkiksi verkkokauppatilauksen yhteydessä annettuja henkilötietoja käytetään vain kyseiseen tilaukseen liittyvissä asioissa, ei muuhun toimintaan tai markkinointiin.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Kerättävät tiedot riippuvat käyttötarkoituksesta.

Keräämme seuraavia tietoja:

  • nimi: esitetilaukset, verkkokauppatilaukset ja lahjoitukset, muut tilaukset, hakemukset työ- ja vapaaehtoistehtäviin, postitusta vaativat muut tilanteet (kuten arvontapalkintojen postitus), tapahtumailmoittautumiset, vertaistukitoiminnan toteuttaminen (tarvittaessa), yhteistyökumppanit, kululaskut
  • sähköpostiosoite: uutiskirjetilaukset, esitetilaukset, verkkokauppatilaukset ja lahjoitukset, muut tilaukset, hakemukset työ- ja vapaaehtoistehtäviin, postitusta vaativat muut tilanteet (kuten arvontapalkintojen postitus), tapahtumailmoittautumiset, vertaistukitoiminnan toteuttaminen, yhteistyökumppanit, kululaskut
  • puhelinnumero: esitetilaukset, verkkokauppatilaukset ja lahjoitukset, muut tilaukset, hakemukset työ- ja vapaaehtoistehtäviin, postitusta vaativat muut tilanteet (kuten arvontapalkintojen postitus), tapahtumailmoittautumiset (tarvittaessa), vertaistukitoiminnan toteuttaminen (tarvittaessa), yhteistyökumppanit (tarvittaessa), kululaskut
  • postiosoite: esitetilaukset, verkkokauppatilaukset ja lahjoitukset, muut tilaukset, hakemukset työ- ja vapaaehtoistehtäviin, postitusta vaativat muut tilanteet (kuten arvontapalkintojen postitus), tapahtumailmoittautumiset (tarvittaessa), vertaistukitoiminnan toteuttaminen (tarvittaessa), yhteistyökumppanit (tarvittaessa), kululaskut
  • tilinumero (lahjoitukset, kululaskut)
  • muut hakijan itsestään kertomat tiedot (hakemukset työ- ja vapaaehtoistehtäviin)
  • syntymäaika (tapahtumat, tarvittaessa)
  • allergiat ja erityisruokavaliot (tapahtumissa, joissa tarjoiluja)
  • muut tapahtuman järjestämisen kannalta olennaiset terveystiedot, kuten leirille osallistuvan esteettömyystarpeet
  • kyselyvastaukset ja muut kyselyihin, tapahtumiin, kampanjoihin, arvontoihin, kilpailuihin ja muihin vastaaviin liittyvät tiedot
  • mahdolliset muut vertaistukitoiminnan toteuttamiseen liittyvät tiedot
  • mahdolliset muut tiedot yhteistyökumppaneista, kuten asiantuntijalääkärien erityisosaaminen tietystä sairaudesta/oireyhtymästä.

5. Mistä saamme tietoja?

Tiedot saadaan henkilön omalla ilmoituksella.

6. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja? 

Yhteistyökumppanien ja tapahtumien osallistujien tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle. Muita tarkoituksia varten tietoja kerätään ja säilytetään pääasiassa Googlen palveluissa, kuten Google Forms -lomakkeilla.

Käytämme toiminnassamme myös palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Yhdysvalloissa sijaitsevat palveluntarjoajamme Google LLC, Slack Technologies LLC, Intuit Inc. (Mailchimp-palvelu) ja Automattic Inc. (WordPress, WooCommerce) kuuluvat EU:n ja Yhdysvaltain väliseen Data Privacy Framework -ohjelmaan.

Mikäli yhteistyökumppanitahon kanssa on sovittu Korennon jäsenlehden tilauksesta, painotalolle (Savion Kirjapaino Oy) luovutetaan lehden postitusta varten nimi- ja osoitetietoja. Muille yhdistyksen ulkopuolisille tahoille tietoja ei luovuteta.

7. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään säilytämme niitä?

Tietoja säilytetään salasanalla suojatuissa palveluissa, joihin on käyttäjätunnukset ja pääsy ainoastaan yhdistyksen työntekijöillä. FloMembers-jäsenrekisteriohjelmaan on lisäksi pääsy hallituksen puheenjohtajalla ja sihteerillä.

Tietojen säilytysaika riippuu käyttötarkoituksen mukaisesta tarpeesta. Pääsääntöisesti tietoja säilytetään niin kauan kuin on käyttötarkoituksen kannalta välttämätöntä. Käyttötarkoituksen mukaisen tarpeen päättymisen jälkeen (esimerkiksi esitetilauksen toimittaminen, tapahtuman järjestäminen, yhteistyösuhteen päättyminen) tietoja säilytetään enintään kahden (2) vuoden ajan.

8. Mitkä ovat sinun oikeutesi ja kehen voit olla yhteydessä?

Jokaisella rekisteriin merkityllä on oikeus tarkistaa omat tietonsa, vaatia virheellisten tietojen korjaamista tai tietojensa poistamista rekisteristä. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä. Huomioithan, että tietojen käsittelyn vastustaminen voi estää palvelun tai toiminnan toteuttamisen: emme esimerkiksi voi toimittaa verkkokauppatilausta henkilölle, joka vastustaa tietojensa käsittelyä.

Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti joko osoitteeseen Korento ry, Pinninkatu 51 (4. kerros), 33100 Tampere tai sähköpostitse osoitteeseen yhdistys(at)korento.fi. Pyyntöihin vastataan pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

9. Tietosuojaselosteen muutokset

Päivitämme tietosuojaselostetta tarvittaessa. Merkitsemme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida muutoksista myös muulla tavoin, esimerkiksi sähköpostitse.