Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 24§:n mukainen

Päivitetty 17.4.2024 (kohdat 4, 5, 7 ja 8)

1. Rekisterinpitäjä

Gynekologinen potilasjärjestö Korento ry
Näsilinnankatu 22 a 20
33210 TAMPERE

Y-tunnus 1969748-5

yhdistys(a)korento.fi
p. 0503724453

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Olga Haapa-aho

Tiedustelut sähköpostilla: yhdistys(a)korento.fi

3. Rekisterin nimi

Korento ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisteriin kerätään Korento ry:n jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11§:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja käytetään jäsenyyteen liittyvissä asioissa kuten jäsenmaksulaskutuksessa, jäsenpostituksissa, jäsenviestinnässä sekä tilastointiin. Myös yhdistyksen kokoukseen osallistuvan jäsentiedot voidaan tarkistaa äänioikeuden varmistamiseksi.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Rekisteriin talletetaan pakollisina tietoina henkilön etu- ja sukunimi, syntymävuosi, posti- ja sähköpostiosoite. Vapaaehtoisina tietoina kerätään tiedot siitä, mistä sairauksista jäsen haluaa saada lisätietoa ja onko jäsen kiinnostunut toimimaan yhdistyksen vapaaehtoisena. Jokaiselle jäsenelle luodaan henkilökohtainen jäsennumero.

6. Mistä saamme tietoja?

Rekisterin tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle.

Käytämme toiminnassamme myös palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Yhdysvalloissa sijaitsevat palveluntarjoajamme Google LLC, Slack Technologies LLC ja Intuit Inc. (Mailchimp-palvelu) on hyväksytty EU:n ja Yhdysvaltain väliseen Privacy Shield -ohjelmaan.

Rekisterin tietoja käytetään jäsenlehden postituksessa ja täten painotalolle (Savion Kirjapaino Oy) luovutetaan rekisteristä nimi- ja osoitetietoja. Muille yhdistyksen ulkopuolisille tahoille tietoja ei luovuteta.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään säilytämme niitä?

Tietoja säilytetään asianmukaisesti suojatussa FloMembers-jäsenrekisteriohjelmassa, johon on pääsy ainoastaan yhdistyksen työntekijöillä sekä hallituksen puheenjohtajalla ja sihteerillä. Palvelun käyttö vaatii käyttäjätunnusta ja salasanaa. FloMembers-jäsenrekisteriä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Tietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden lakkaamisen jälkeen tietoja säilytetään enintään kahden (2) vuoden ajan.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi ja kehen voit olla yhteydessä?

Jokaisella rekisteriin merkityllä on oikeus tarkistaa omat tietonsa, vaatia virheellisten tietojen korjaamista tai tietojensa poistamista rekisteristä. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, esimerkiksi sähköpostitse toteutettavaa jäsenviestintää.

Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti joko osoitteeseen Korento ry, Näsilinnankatu 22 a 20, 33210 Tampere tai sähköpostitse osoitteeseen jasenasiat(at)korento.fi. Pyyntöihin vastataan pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Päivitämme tietosuojaselostetta tarvittaessa. Merkitsemme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida muutoksista myös muulla tavoin, esimerkiksi sähköpostitse.