Laatimispäivä 07.08.2020
Päivitetty 08.06.2023 (kohta 7. ja 8.)

1. Rekisterinpitäjä

Gynekologinen potilasjärjestö Korento ry
Näsilinnankatu 22 a 20
33210 TAMPERE

Y-tunnus 1969748-5

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

yhdistys(a)korento.fi

3. Rekisterin nimi

Gynekologisen potilasjärjestö Korento ry:n vapaaehtoisrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käytetään vapaaehtoistehtävien koordinointiin ja vapaaehtoisrekisterin ylläpitoon. Henkilötietoja käsitellään vapaaehtoissopimuksessa annettavan suostumuksen perusteella.

 5. Mitä tietoja käsittelemme?

Rekisteriin tallennetaan henkilön nimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä ensisijainen yhteydenpitotapa. Lisäksi rekisteriin kirjataan ne vapaaehtoistehtävät, joihin henkilö on saanut perehdytyksen sekä perehdytyksen päivämäärä, järjestön järjestämät koulutukset, joihin vapaaehtoinen on osallistunut, sekä sairaus tai oireyhtymä, johon liittyvästä vapaaehtoistoiminnasta vapaaehtoinen on kiinnostunut.

 6. Mistä saamme tietoja?

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan vapaaehtoisilta vapaaehtoissopimuksen kirjoittamisen yhteydessä tai muutoin sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median viestillä, henkilökohtaisessa tapaamisessa tai muussa tilanteessa, jossa vapaaehtoinen luovuttaa tietojaan.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle? 

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle.

Suostumus henkilötietojen säilyttämiseen vapaaehtoisrekisterissä voidaan kerätä Visma Signin sähköisellä allekirjoituksella. Tällöin Visma toimii henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee tietoja Korento ry:n puolesta ja ohjeiden mukaisesti. Visma noudattaa henkilötietojen käsittelijöihin sovellettavia tietosuojalakeja.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään säilytämme niitä?

Tietoja säilytetään asianmukaisesti suojatussa FloMembers-jäsenrekisteriohjelmassa, johon pääsy on ainoastaan Korento ry:n henkilökunnalla. Palvelun käyttö vaatii käyttäjätunnusta ja salasanaa. FloMembers-jäsenrekisteriä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Tietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

Vapaaehtoisen henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin vapaaehtoinen on mukana vapaaehtoistoiminnassa sekä vapaaehtoisena lopettamisen jälkeen enintään kahden (2) vuoden ajan.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi ja keneen voit olla yhteydessä?

Jokaisella rekisteriin merkityllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja tarvittaessa vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. 

Sekä tarkastus- että korjauspyynnöt tulee tehdä kirjallisesti joko osoitteeseen Korento ry, Näsilinnankatu 22 a 20, 33210 Tampere tai sähköpostitse osoitteeseen yhdistys(a)korento.fi. Pyyntöön vastataan pääsääntöisesti kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida muutoksista myös muulla tavoin, esimerkiksi vapaaehtoisten Facebook-ryhmässä tai sähköpostitse.